(Sự khác nhau giữa tài liệu và biểu mẫu trong Word) Microsoft Word (hay Winword) là một công cụ soạn thảo văn bản phổ biến hiện nay và rất quen thuộc với mọi người. Trong Word, có 2 khái niệm về tài liệu đôi khi khiến chúng ta nhầm lẫn đó là tài liệu thường và tài liệu dạng biểu mẫu hay có tên tiếng anh là Template. Tài liệu thường là tài liệu văn bản chúng ta làm việc hàng ngày đã quá quen thuộc rồi. Vậy còn với Template thì sao? Template là gì? Tài liệu (Document) và biểu mẫu (Template) khác nhau như thế nào?
Một biểu mẫu được đinh nghĩa là một loại tài liệu đã có sẵn nội dung trong đó như văn bản, định dạng, kiểu trang trí; định dạng trang như cách dòng, canh lề; các yếu tố trang trí như đường viền, màu sắc, …
Blog tin học xin đưa ra sự khác nhau giữa Biểu mẫu (Template) và Tài liệu (Document):
Sự khác nhau về định dạng File
Kể từ phiên bản Office 2007 trở đi, biểu mẫu được lưu dưới dạng Word Template với đuôi file là “.dotx” (trong các phiên bản Office 2003 hoặc thấp hơn là “.dot”).
Kể từ phiên bản Office 2007 trở đi, tài liệu được lưu dưới dạng Word Document với đuôi file là “.docx” (trong các phiên bản Office 2003 hoặc thấp hơn là “.doc”).
Cách thức hoạt động
- Đối với Biểu mẫu
Rõ ràng, khi bạn mở một biểu mẫu thì một tài liệu mới được tạo ra dựa trên biểu mẫu có sẵn. Như vậy, bản chất là bạn không làm việc với biểu mẫu gốc mà làm việc với một bản sao. Bản sao này giúp bạn tạo ra tất cả các thành phần của biểu mẫu trong một tài liệu hoàn toàn mới và bạn thừa hưởng tất cả các thành phần có trong biểu mẫu và cũng có thể thêm bớt nội dung theo ý bạn. Do bạn làm việc trên một tài liêu mới nên biểu mẫu gốc được giữ ở trạng thái nguyên bản khi bạn thực hiện những thay đổi trên tài liệu mới. Chính vì vậy, một biểu mẫu có thể là cơ sở cho việc nhân bản vô số tài liệu.
- Đối với Tài liệu
Tài liệu thì quá quen thuộc với chúng ta. Tài liệu không giống như biểu mẫu, nó không tạo ra bản sao của tài liệu gốc mà mọi thay đổi hay chỉnh sửa đều được thực hiện ngay trên bản gốc. Mọi thay đổi về nội dung hay định dạng: font, màu chữ, cỡ, thiết lập in ấn sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến tài liệu gốc.
Sử dụng những biểu mẫu có sẵn trong Word
- Đối với tài liệu
Hoàn toàn do người sử dụng tự tạo ra chứ không hỗ trợ các tài liệu có sẵn.
- Đối với Biểu mẫu
Làm việc với biểu mẫu, bạn có thể tạo tài liệu mới từ các biểu mẫu sẵn có trong Word. Ngoài ra, bạn có thể Download từ trên Internet với rất nhiều loại biểu mẫu như: Mẫu trang bìa Fax, Mẫu hợp đồng, Mẫu lịch làm việc, Đơn hàng, Hồ sơ lý lịch, …
Trên đây là bài viết phân biệt Tài liệu (Document) và Biểu mẫu (Template). Bạn có thể tham khảo các bài viết khác về word như đọc và chỉnh sửa file PDF hay chèn ảnh, ứng dụng web từ các dịch vụ trực tuyến, …