(Những lợi ích khi sử dụng Style trong Word) Nằm trong bộ Office cùng Microsoft Excel, Microsoft Word là một phần mềm thông dụng và phổ biến nhất hiện nay với đầy đủ các tính năng từ đơn giản đến phức tạp, từ cơ bản đến nâng cao. Một tính năng rất hữu ích là tính năng Style giúp cho một văn bản đồng nhất về định dạng như: font chữ, màu chữ, cỡ chữ, in đậm, gạch chân, … Như vậy, người sử dụng sẽ tiết kiệm được thời gian, đơn giản hóa được công việc và thay đổi định dạng cho văn bản một cách nhanh chóng.
Tuy nhiên, không phải lúc nào cũng nên sử dụng Style vào soạn thảo văn bản. Bạn nên sử dụng Style trong các trường hợp sau:
- Tài liệu có độ dài từ 10 trang trở lên.
- Tài liệu cần sửa đổi nhiều lần theo tuần, tháng hay năm.
- Tài liệu được soạn thảo bởi nhiều người.
Blog tin học sẽ giới thiệu với các bạn những lợi ích của việc sử dụng Style trong Word:
1. Tiết kiệm thời gian trong quá trình chỉnh sửa
Nếu bạn sử dụng Style cho tài liệu thì chỉ cần vài lần click chuột để lựa chọn Style, toàn bộ nội dung tài liệu sẽ được điều chỉnh theo Style đó. Kể từ phiên bản Word 2007, chức năng này được tích hợp với một danh sách các Style có sẵn trên thanh công cụ Toolbar.
2. Giúp thống nhất định dạng toàn văn bản
Rõ ràng bạn vẫn có thể làm được việc này khi không sử dụng style. Nhưng với các tài liệu dài sẽ không tránh khỏi sai sót hoặc không đồng nhất về định dạng. Bạn phải mất công nhớ mình định dạng kiểu gì cho dạng nội dung đang lựa chọn. Chức năng Style sẽ giúp bạn tránh những nhầm lẫn sai sót và đạt hiệu quả hơn.
3. Tăng khả năng làm việc cộng tác, làm việc nhóm
Việc sử dụng Style trong tài liệu dài, được nhiều người biên soạn sẽ giúp việc ghép nối, tổng hợp công việc của mọi người thành 1 tài liệu thống nhất, tránh trường hợp mỗi người định dạng theo một phong cách riêng.
4. Tạo mục lục tự động
Chức năng tạo mục lục tự động này khá hữu ích. Bạn chỉ cần chèn lại mục lục, số trang sẽ được tự động điều chỉnh chứ không phải điều chỉnh số trang bằng tay mỗi khi thay đổi nội dung. Với mục lục tự động, bạn sẽ dễ dàng đi đến các vị trí mong muốn trên toàn bộ tài liệu một cách nhanh nhất giúp tiết kiệm thời gian cho bạn.
5. Chia sẻ định dạng hoặc tái sử dụng lại khi cần
Bạn có thể dễ dàng chia sẻ phong cách định dạng cho bạn bè, đồng nghiệp trong những tài liệu đã được tạo các Style chuẩn để sử dụng lại hoặc tái sử dụng khi phải tạo các tài liệu mới.
6. Xuất bản lên web
HTML là ngôn ngữ tiêu chuẩn cho xuất bản tài liệu trên web với các yếu tố cơ bản là các thẻ H1, H2, H3. Bạn lưu một tài liệu Word sang định dạng HTML để xuất bản trên trang web thì Word sẽ tự động các style thành các thẻ tương ứng như: Heading 1, Heading 2, Heading 3, …
7. Tăng tốc độ định dạng
Trước đây, khi muốn định dạng các đoạn giống nhau thì bạn phải sử dụng chức năng sao chép định dạng (Format Painter). Nếu sử dụng Style, bạn chỉ cần click chuột để sử dụng định dạng bạn muốn hoặc sử dụng các phím tắt thường dùng để gọi các Style.
8. Bản đồ tài liệu (View\Document Map)
Bạn có thể dễ dàng nhìn thấy được toàn bộ cấu trúc hay các đầu mục của tài liệu dưới dạng cây Treeview khi sử dụng Style và hiển thị văn bản dạng Bản đồ tài liệu. Do đó bạn có thể xem được tổng quan các đầu mục trong tài liệu và chuyển đổi giữa các mục chính xác và nhanh chóng.