Năm 2004, khi dịch vụ Gmail được ra mắt, người dùng chỉ có 1GB lưu trữ tổng dung lượng. Nhưng giờ đây, con số đó đã tăng lên gấp 15 lần, tức tổng dung lượng sở hữu của mỗi người dùng là 15GB. Nếu bạn không làm việc nhiều với Gmail thì chắc chắn không phải lo nghĩ đến vấn đề dung lượng bởi con số này rất lớn. Nhưng nếu công việc của bạn thường xuyên phải gửi những tệp đính kèm qua Gmail thì chắc chắn 15GB là không đủ bởi Google Drive và Google+Photos cũng chiếm một phần dung lượng.
Vậy làm thế nào để dọn dẹp không gian lưu trữ cho Gmail nhanh chóng? Cuuhotinhoc.com sẽ giới thiệu với bạn đọc những cách đơn giản trong bài viết sau.
Xóa những thư chứa tập tin đính kèm
Bạn có thể tìm kiếm những file nhất định trên Gmail thông qua thanh tìm kiếm nhanh chóng. Ví dụ, bạn muốn tìm thư tài liệu thì gõ nhập filename:doc, còn muốn tìm những thư chứa tập tin đính kèm với định dạng MP3 thì nhập filename:mp3. Sau đó, bạn hãy xóa hết những thư đã quá cũ hoặc không còn dùng đến. Với những thư quan trọng, bạn có thể lưu về máy tính và tiến hành xóa. Việc xóa những file có dung lượng có thể lên tới 25MB giúp giải phóng được không gian lưu trữ đáng kể.
Tìm kiếm theo kích thước file
Gần đây, Gmail bổ sung tính năng tìm kiếm theo kích thước file. Ví dụ, với từ khóa larger:5m, bạn có thể tìm những file có kích thước lớn hơn 5MB. Nếu bạn tìm kiếm và có khoảng 30 thư có dung lượng lớn hơn 5MB và bạn xóa đi thì có nghĩ bạn giải phóng một không gian lưu trữ hơn 150MB rồi.
Dọn thùng rác và thư mục Spam
Những thư bạn xóa trên Gmail được di chuyển đến “Thùng rác” và chưa mất hoàn toàn. Và không gian lưu trữ thật sự được giải phóng khi bạn tiến hành xóa những thư mục trong thùng rác. Ngoài ra, xóa thư trong mục Spam/Junk mail cũng giải phóng được không gian lưu trữ đáng kể.
Xóa những email cũ, email đã đọc
Bạn sử dụng hộp tìm kiếm của Gmail với lệnh older_than:2y để hiển thị những thư cũ có thời gian hơn 2 năm. Hoặc bạn có thể lọc những thư cũ trên 1 năm để xóa.
Ngoài ra, bạn có thể sử dụng tiêu đề thư, người gửi như “Vieclam24h.vn older_than:1y” để hiển thị những thư cũ hơn 1 năm của Vieclam24h và tiến hành xóa.
Bạn dùng từ khóa in:inbox is:read để xóa những thư đã đọc.
Chuyển sang dùng email dạng văn bản thuần
Bạn có thể thiết lập gửi thư Gmail dạng văn bản thuần để tiết kiệm không gian lưu trữ. Bạn vào khung soạn thảo, click vào mũi tên nhỏ bên phải góc phía dưới màn hình và click chọn “Plain text mode”.
Tải về các bản sao lưu
Nếu bạn muốn lưu trữ nội dung email thì có thể tải về các bản sao lưu trên máu tính rồi xóa trên Gmail. Bạn có thể sử dụng ứng dụng Thunderbird hay trên Windows và OS X có sẵn ứng dụng Email để tải về và xuất ra, lưu giữ.
Hi vọng bài viết của Cuuhotinhoc.com hữu ích với bạn đọc!
Chúc các bạn thành công!